Changer le système ERP affectera la comptabilité, les ventes, l'inventaire et le travail quotidien des employés. Par conséquent, cela ne devrait pas être une réaction à un rapport lent ou à une présentation de fournisseur. Tout d'abord, clarifiez ce qui vous retient vraiment dans la solution actuelle et quels processus fonctionnent bien. Un nouveau système peut améliorer, par exemple, la gestion des stocks, mais il peut également entraîner plus de travail en comptabilité ou en gestion des données.
1. L'entreprise a dépassé son système comptable
Les logiciels de comptabilité, Excel et les enregistrements manuels peuvent suffire à une petite entreprise pendant longtemps. Le problème survient lorsque des processus clés d'inventaire, d'achat et de vente commencent également à s'y dérouler. Les employés réécrivent alors les données entre les systèmes, maintiennent des feuilles de calcul auxiliaires et recherchent des informations dans des documents. Cela augmente les erreurs et limite la visibilité sur les opérations.
2. L'ERP ne peut pas gérer le volume croissant de données
À mesure que l'entreprise se développe, les commandes, les documents, les utilisateurs et les mouvements d'inventaire augmentent. Un système qui fonctionnait auparavant sans problèmes peut commencer à ralentir, prolonger les périodes de clôture ou échouer pendant les périodes de pointe. De fortes exigences ne sont pas seulement imposées aux grandes entreprises : un e-shop peut générer un grand nombre de commandes, de paiements, de retours et de demandes d'expédition.
Avant la migration, vérifiez également l'infrastructure et les paramètres du système. Cependant, si vous rencontrez ses limites techniques ou de produit, il peut être approprié de remplacer l'ERP ou de déplacer certains processus vers une application spécialisée.
3. Des processus importants fonctionnent dans Excel ou sur papier
Excel est un outil utile, mais il n'est pas conçu pour gérer une entreprise entière. Si la planification de la production, le contrôle des stocks, les approbations ou le suivi des réclamations y sont effectués, le risque d'erreurs et de perte de supervision augmente. Avec le temps, il peut également devenir difficile de déterminer quelle version du fichier est actuelle et qui a modifié les calculs en dernier.
L'utilisation même de feuilles de calcul n'est pas un problème. Un signe d'alerte est lorsqu'une partie significative des processus commerciaux clés se déroule en dehors de l'ERP.
4. L'ERP ne prend pas en charge les besoins actuels de l'entreprise
Une entreprise peut s'étendre du gros à inclure un e-shop, le commerce de détail, la fabrication, les services ou des modifications sur mesure. Chaque changement apporte de nouvelles exigences en matière de tarification, de réservations, de retours, d'expédition, de calculs et de reporting. Si l'ERP ne couvre pas ces besoins, des enregistrements supplémentaires et des procédures informelles apparaissent, s'appuyant sur les expériences d'individus spécifiques.
Tout d'abord, évaluez s'il est suffisant d'ajuster le processus, d'ajouter un module ou de créer une intégration. Parfois, le système doit simplement être mis à jour en fonction de l'évolution de l'entreprise. S'il ne peut pas soutenir adéquatement les processus nécessaires, un nouvel ERP peut avoir du sens.
5. Le système est difficile à connecter avec d'autres applications
L'ERP doit généralement communiquer avec l'e-shop, le CRM, la banque, les transporteurs, les caisses enregistreuses ou les outils analytiques. Sans une API de qualité ou d'autres options d'intégration standard, les connexions deviennent coûteuses et nécessitent des ajustements individuels.
Les importations et exportations manuelles augmentent le risque de données incomplètes ou erronées. Parfois, une plateforme d'intégration aide. Cependant, si l'ERP est fermé et que chaque nouvelle connexion signifie un projet coûteux, un système plus ouvert peut être plus avantageux à long terme.
6. Le fournisseur ne prend pas en charge le système ou ne répond pas aux demandes
Sans support, l'entreprise peut manquer des mises à jour de sécurité, des corrections de bogues, des ajustements législatifs et de l'assistance pendant les pannes. Il y a aussi le risque de dépendance à un seul consultant ou employé qui est le seul à comprendre la configuration historique du système.
Si les connaissances clés de l'ERP sont détenues par une seule personne, son départ peut compromettre le bon fonctionnement. Par conséquent, découvrez quelles options de support et de développement du système vous avez réellement.
7. L'exploitation de l'ERP est trop coûteuse
Le coût d'acquisition et les licences ne reflètent pas les coûts totaux de l'ERP. Ajoutez la maintenance, les modifications personnalisées, les pannes, les corrections de bogues et le temps des employés qui réécrivent des données ou préparent des rapports en dehors du système.
Un nouvel ERP peut ne pas être automatiquement moins cher. Cependant, comparez les coûts de la solution actuelle avec le prix de son développement ultérieur et les coûts prévus du nouvel ERP.
8. Les données de l'ERP ne sont pas fiables
Si les ventes, l'entrepôt et les finances travaillent avec des données différentes sur les revenus, la marge ou la disponibilité des produits, la direction n'a pas de base unifiée pour la prise de décision. Les causes peuvent inclure des doublons, des codes de mauvaise qualité ou des données générées en dehors du système.
Tout d'abord, déterminez si le problème est causé par les paramètres et les processus ou par l'ERP lui-même. Remplacer le système ne sera utile que si la nouvelle solution peut capturer de manière fiable les données nécessaires et que l'entreprise établit des règles claires pour leur gestion.
9. Les employés contournent le système à long terme
Une faible satisfaction des utilisateurs ne signifie pas nécessairement que l'ERP doit être remplacé. La formation, les ajustements aux formulaires, aux rôles ou aux flux de travail peuvent aider. Cependant, si les employés tiennent leurs propres dossiers, saisissent les données en retard et n'utilisent le système que par obligation, la qualité des données et le contrôle des processus en souffrent.
Découvrez pourquoi les gens n'utilisent pas l'ERP. Si le problème ne peut pas être résolu en modifiant le système et qu'il reste complexe ou inflexible, une nouvelle solution peut être bénéfique.
Que clarifier avant de remplacer l'ERP
Avant de sélectionner un nouvel ERP, dressez la liste de ce que le système actuel ne peut pas gérer et de ce qui fonctionne bien. Vérifiez si la nouvelle solution maintiendra les activités courantes que vous tenez actuellement pour acquises — telles que la comptabilité, la facturation ou la gestion des données.
Remplacer l'ERP ne résoudra pas automatiquement les processus mal configurés ou les responsabilités floues. Par conséquent, lors de la mise en œuvre :
- décrivez les processus actuels et déterminez lesquels vous souhaitez changer ;
- considérez s'il faut adopter la procédure standard du nouveau système au lieu d'une modification personnalisée coûteuse ;
- ne transférez pas des processus inefficaces vers le nouvel ERP simplement parce que c'est ainsi que cela a toujours été fait ;
- impliquez les futurs utilisateurs et prévoyez du temps pour la formation et la transition.
Quand un nouvel ERP en vaut-il la peine ?
Remplacer un système ERP a du sens lorsque la solution actuelle entrave constamment la croissance de l'entreprise, ne couvre pas les processus importants, ne peut pas gérer le volume de données, est difficile à intégrer, manque de support ou génère des coûts opérationnels élevés. S'il ne s'agit que d'un rapport, d'un paramètre ou d'un processus spécifique, il peut être plus rapide et moins coûteux d'ajuster le système existant.
La décision doit être basée sur une analyse des processus, des données, des intégrations, des coûts et des besoins futurs. L'objectif n'est pas de préserver l'ancien ERP à tout prix ou d'en mettre en œuvre un nouveau juste pour des fonctionnalités modernes. Il s'agit de trouver une solution qui apporte une valeur à long terme à l'entreprise à des coûts et des risques raisonnables.
Quels sont les plus grands risques de la mise en œuvre d'un nouvel ERP ?
Le premier risque est la tentative de transférer toutes les anciennes procédures dans le nouveau système. L'expérience des employés est importante pendant la mise en œuvre, mais il est également nécessaire d'évaluer si le nouveau processus pourrait mieux fonctionner.
Le deuxième risque est le transfert de processus commerciaux inefficaces dans le nouvel ERP. À mesure que l'entreprise se développe, il est nécessaire de standardiser certaines procédures afin qu'une équipe plus importante puisse les gérer même avec des changements de personnel.
Le troisième risque est de sous-estimer la préparation. Il ne suffit pas de supposer que le nouveau système "sera capable de le faire." Décrivez des processus spécifiques, vérifiez leurs solutions et tenez compte du fait que le changement nécessite du temps pour les utilisateurs. Si des procédures ERP standard peuvent être adoptées, cela coûte généralement moins cher qu'une personnalisation extensive — et cela réduit également les coûts d'exploitation futurs.