Pourquoi y a-t-il des retards
Pour que les projets ne prennent pas de retard, il est d'abord important de comprendre comment cela fonctionne et pourquoi des délais surviennent.
Le plus grand problème n'est pas une estimation initiale mal gérée, mais :
- Plusieurs parties participent au projet et attendent les unes des autres.
- Les différentes parties travaillent donc déjà sur d'autres choses convenues.
- Le fournisseur n'a pas pu terminer le contrat précédent, il n'a pas pu le terminer et le projet prend déjà du retard dès le début.
Que faire ?
Un projet implique toujours au moins deux parties - le client et le fournisseur. Les deux parties sont également importantes pour le résultat. Le fournisseur ne connaît pas les processus du client, il doit s'y orienter. Pour cela, il a besoin de la coopération du client. Les processus sont souvent sous-optimaux et leur optimisation est la raison pour laquelle le client a choisi un nouveau système d'information. L'optimisation signifie des changements dans les procédures établies et différents acteurs du côté du client (départements individuels, leurs gestionnaires ou d'autres personnes responsables) peuvent avoir des opinions différentes à ce sujet.
C'est-à-dire que pour le succès du projet, il est essentiel que les personnes responsables du côté du client aient le temps de préparer leurs propres préparations. Laissons de côté ce que le fournisseur a promis au client lors des négociations commerciales, c'est un autre sujet. Concentrons-nous sur ce que le client peut faire lui-même pour faire avancer le projet. Nous pouvons partir de ce plan :
- Vous savez quel est l'objectif principal de la mise en place d'un nouveau système. Suivez-le constamment dans chaque discussion, sinon le projet se fragmentera en mille sous-projets et vous ne pourrez jamais le reconstituer.
- Le client se détache du système d'information et se demande ce qu'il veut changer dans l'entreprise et comment le faire sans SI.
- Les deux points précédents, le client communique constamment avec le fournisseur.
- Les employés du client vont constamment submerger leurs chefs de projet avec leurs détails et problèmes. Le client décide ce qui constitue vraiment un obstacle à l'objectif du point 1, et quel détail peut attendre. Lorsqu'on construit une maison, on suit également un chemin : gros œuvre → espaces habitables → meubles et équipements.
Pour résumer toute cette partie, il y a beaucoup de travail du côté du client. Il est important que le client surveille ses délais. Il est donc légitime de dire au fournisseur : "Nous vous transmettrons les documents à tel moment, bloquez vos capacités pour que vous puissiez commencer à les traiter immédiatement".
Lorsque le client ne respecte pas cela, le fournisseur peut être dans les phases 2 et 3 mentionnées au début de l'article, et cela peut prendre des semaines avant qu'il ne puisse même commencer à travailler sur le projet.
Lorsque plusieurs fournisseurs participent au projet
En principe, c'est la même chose que la relation entre le client et un seul fournisseur. Cependant, les fournisseurs peuvent attendre les uns les autres pour les raisons mentionnées ci-dessus.
Typiquement :
- Un fournisseur traite les documents, l'autre attend.
- L'attente dure longtemps, l'autre fournisseur commence entre-temps à traiter un autre projet, car il a du temps.
- Le premier fournisseur a terminé les documents et les envoie au fournisseur II. Mais celui-ci doit terminer un autre travail avant de pouvoir y jeter un œil.
- Le premier fournisseur attend donc à nouveau une réponse, et commence à faire autre chose...
S'y ajoutent les vacances, les maladies, les problèmes... D'un travail qui prendrait quelques heures, le projet s'étend sur des mois.
Que faire ? Que pouvez-vous faire si vous êtes le client ?
Il est essentiel d'essayer de fixer fermement des délais et de lier les fournisseurs à ceux-ci. Si le premier fournisseur ne fournit pas ses documents à temps, faites-lui comprendre qu'il retarde également les autres parties et qu'en fin de compte, c'est vous qui êtes le plus touché. Ayez des arguments sur la date à laquelle vous avez besoin que le projet soit terminé. La date initiale du début du projet devrait être réaliste, mais n'hésitez pas à discuter des éventuelles sanctions en cas de non-respect. L'objectif est d'être juste, mais de faire comprendre aux fournisseurs que le délai est important pour vous et que le non-respect a des conséquences financières ou légales.
Si vous confiez la gestion des délais intermédiaires à quelqu'un de votre côté ou si vous engagez un chef de projet externe pour cela, vous avez cette partie entre vos mains. Dans le cas où vous laissez les fournisseurs s'arranger entre eux, vous êtes à la merci de leur approche.
Que faire si le fournisseur ne joue pas franc jeu
Dans le texte ci-dessus, nous avons supposé qu'au début, tout le monde avait une table propre et l'intention de terminer le projet avec succès et à temps. Il peut bien sûr arriver que le fournisseur n'ait pas de capacités et ne l'admette pas.
Cependant, la règle de l chapitre précédent s'applique toujours - si vous êtes le client. Convenez d'un calendrier au début et incluez-y des sanctions. Cela oblige ensuite les fournisseurs à respecter les délais. La vérité est que pour les projets plus petits, les sanctions ne sont pas courantes. Les fournisseurs informatiques savent qu'ils dépendent des documents de votre part et qu'ils n'ont pas beaucoup de chances d'influencer les délais de livraison de votre côté. Cependant, si vous déclarez que les délais s'appliquent également à vous, dans le calendrier, les délais sont contraignants pour toutes les parties concernées, et en cas de non-respect de votre délai, vous comprenez le retard de l'autre partie, ce n'est rien d'anormal. Au contraire, tout le monde sait où il en est, et vous pouvez être plus sûr de votre délai.