Proč dochází ke zpoždění
K tomu, aby se projekty nezpožďovaly, je nejprve důležité pochopit, jak to chodí a kvůli čemu prodlevy vznikají.
Největším problémem není nezvládnutý prvotní odhad, ale:
- Projektu se účastní více stran a navzájem na sebe čekají.
- Jednotlivé strany proto už pracují na dalších nasmlouvaných věcech.
- Dodavatel nestihl dokončit předchozí zakázku, tu však nestihl dokončit a projekt nabírá zpoždění už v začátku.
Co s tím?
Projektu se účastní vždy minimálně dvě strany - zákazník a dodavatel. Obě strany jsou pro výsledek stejně důležité. Dodavatel nezná procesy zákazníka, musí se v nich zorientovat. K tomu potřebuje součinnost klienta. Procesy jsou často neoptimální a jejich optimalizace je důvodem, proč si klient nový informační systém vybral. Optimalizace znamená změny zaběhnutých postupů a různé subjekty na straně zákazníka (jednotlivá oddělení, jejich manažeři nebo další odpovědné osoby) na to mohou mít různý názor.
Tzn. pro úspěch projektu je zásadní, aby odpovědní lidé na straně klienta měli čas plnit vlastní přípravy. Ponechme teď stranou, co dodavatel slíbil zákazníkovi u obchodních jednání, to je na jiný článek. Soustřeďme se na to, co můžete udělat sám zákazník, aby projekt posunul. Vyjít můžeme z této osnovy:
- Zadavatel ví, co je hlavním cíl zavedení nového systému. Ten neustále v každé diskuzi sleduje. Jinak hrozí, že se projekt rozpadne na tisíc podprojektů a celek se nikdy nesloží.
- Klient se oprostí od informačního systému a řekne si, co ve firmě chce změnit a jak to udělat bez IS.
- Předchozí dva body zákazník neustále komunikuje dodavateli.
- Zaměstnanci klienta budou své vedoucí projektu neustále zavalovat svými detaily a problémy. Klient rozhoduje, co z toho je opravdu překážka k cíli z bodu 1, a co detail, který může počkat. Když se staví dům, jde se také cestou: hrubá stavba → obyvatelné prostory → nábytek a zařízení.
Shrnu-li celou tuto část, práce je dost i na straně klienta. Je důležité, aby si klient pohlídal své termíny. Pak je legitimní říct dodavateli: "Podklady vám předáme tehdy a tehdy, blokujte si kapacity, abyste je ihned mohli začít zpracovat".
Když toto klient nedodržuje, dodavatel může být ve fázi 2 a 3 z úvodu článku, a může trvat týdny, než se k projektu vůbec dostane.
Když se projektu účastní více dodavatelů
V principu je to to samé, jako vztah mezi zákazníkem a jedním dodavatelem. Nicméně dodavatelé mohou z výše uvedených důvodů čekat na sebe navzájem.
Typicky:
- Jeden dodavatel zpracovává podklady, druhý na ně čeká.
- Čekání trvá dlouho, druhý dodavatel mezitím začne řešit nějaký jiný projekt, protože na něj má čas.
- První dodavatel má podklady hotové a pošle je dodavateli č.2. Ten ale musí dokončit jinou práci, než se na to podívá.
- První dodavatel proto opět čeká na vyjádření, a tak začne dělat něco jiného...
Do toho vstupují dovolené, nemoci, průšvihy... Z práce, která by zabrala jednotky hodin, je projekt na měsíce.
Co s tím? Co můžete dělat, pokud jste klient?
Pokud jste klient, zásadní je, snažit se pevně stanovovat termíny a dodavatele jimi vázat. Pokud první dodavatel nedodá své podklady včas, dejte mu najevo, že tím zpožďuje i ostatní strany a ve výsledku jste ale nejpostiženější vy. Mějte argumenty, do kdy potřebujete mít projekt hotový. Původní termín ze startu projektu by měl být reálný, ale nebojte se diskutovat o případných sankcích za nedodržení. Cílem je být fér, ale dávat dodavatelům najevo, že termín je pro vás důležitý a nedodržení má finanční nebo zákonné dopady.
Pokud řízení dílčích termínů pověříte někoho na své straně nebo si na to najmete externího projektového manažera, máte tuto část v rukou. V případě, že necháte na dodavatelích, ať se mezi sebou domluví, jste ve vleku jejich přístupu.
Co když dodavatel nehraje čistou hru
Ve výše uvedeném textu jsme předpokládali, že na začátku mají všichni čistý stůl a úmysl projekt zdárně včas ukončit. Může se samozřejmě stát, že dodavatel kapacity nemá a nepřizná to.
Platí nicméně stále pravidlo z předchozí kapitoly - pokud jste zákazník. Odsouhlaste si na začátku harmonogram a dejte do něj i nějaké sankce. Dodavatele to potom nutí termíny plnit. Pravdou je, že u drobnějších projektů sankce nejsou zvykem. IT dodavatelé vědí, že jsou závislí na podkladech od vás a že nemají šanci termíny dodávky z vaší strany příliš ovlivňovat. Pokud ale deklarujete, že termíny se vztahují i na vás, v harmonogramu jsou termíny závazné pro všechny zúčastněné strany, a v případě porušení vašeho termínu chápete zpoždění protistrany, nejde o nic abnormálního. Naopak, všichni ví, na čem jsou, a vy si termínem můžete být jistější.